« The cat is on the table… the cat is on the table. »

L’écho de mes paroles crépitait dans chaque talkie-walkie sous la tente. Il fallait que je dise quelque chose d’amusant pour apaiser la tension extrême qui flottait dans l’air. L’immense tente qui abritait notre événement était inondée. Oui, vous avez bien lu, par une mousson…

Mais revenons un peu en arrière.

La veille, tout était prêt : une grande scène, des ordinateurs pour un tournoi multijoueur, un programme détaillé et un plan soigneusement orchestré pour l’apparition de notre « invité spécial ».

Mon équipe et moi avions été chargés d’organiser un événement d’envergure à Mumbai, en Inde, pour le lancement d’un nouveau produit. Pour marquer les esprits, nous avions l’honneur d’accueillir l’une des plus grandes stars du cinéma indien, Shah Rukh Khan.  Si vous ne le connaissez pas, imaginez un mélange entre un acteur et une divinité en Inde. Une personne respecté, humble, et toujours prête à mettre son pays en avant.

Des centaines de personnes étaient attendues le lendemain : des joueurs, des fans de Bollywood impatients de voir leur idole, et des figures clés de l’industrie IT. Après une journée longue et éprouvante à tout préparer, nous avons quitté le site, confiants qu’il ne restait plus que des détails à régler. Ce que nous ignorions, c’est que pendant la nuit, une mousson frapperait la ville.

La crise éclate

Le lendemain matin, nous sommes entrés dans ce qui ressemblait à une zone sinistrée. Les ordinateurs étaient trempés. L’eau et la boue avaient envahi toute la tente. L’accès était tellement inondé que même le van de Shah Rukh Khan ne pouvait pas passer.

Personne ne parlait. Le silence était plus assourdissant qu’un cri. Mon équipe me regardait, regardait le site, dépitée, épuisée, incrédule. Je pouvais le lire dans leurs yeux : Comment diable allons-nous régler le problème ?

La pression était écrasante. Certains membres de l’équipe étaient au bord des larmes. Nous avions travaillé trop dur pour voir cet événement partir à l’eau – littéralement. Nous devions reprendre le contrôle, et vite.

Se regrouper et établir un plan

Ça n’était pas le moment de paniquer. Si nous voulions retourner la situation, nous avions besoin d’un plan clair. J’ai réuni l’équipe. Avant d’agir dans l’urgence, nous devions analyser les dégâts, hiérarchiser les problèmes les plus importants et déterminer comment les résoudre en un temps record.

En période de crise, la réaction instinctive pousse souvent à se disperser et éteindre les incendies un par un, mais c’est le meilleur moyen d’échouer.

Nous avons donc priorisé les tâches critiques :

• Qu’est-ce qui devait absolument être réparé avant l’ouverture des portes ?

• Que pouvions-nous simplifier, adapter ou contourner ?

• Qui était le plus compétent pour gérer chaque partie de la reprise ?

Une fois le plan établi, nous avons avancé vite, mais avec méthode.

Tenir tout le monde au courant

La pire chose à faire en cas de crise, c’est de garder le silence. Quand les gens n’ont pas de réponses, ils comblent les vides eux-mêmes – avec des rumeurs, des spéculations et des scénarios catastrophes.

J’ai immédiatement réuni les parties prenantes. Au lieu de prétendre que tout allait bien, j’ai été honnête, mais calme. « Nous avons été touchés par une mousson. Nous devons faire face à des dégâts des eaux, mais l’équipe est sur le coup. Nous vous tiendrons informés des avancées, et nous sommes convaincus que nous pouvons y arriver. »

Pas de fausses promesses. Pas de panique. Juste des faits, un plan et de la confiance.

La même approche a fonctionné en interne. Toutes les demi-heures, nous faisions un point en équipe pour nous assurer que chacun connaissait l’avancée des autres groupes. Une bonne communication réduit le stress. Quand les gens savent ce qui se passe et ce qu’on attend d’eux, ils restent concentrés et efficaces.

Même en pleine crise, mieux vaut trop communiquer que pas assez.

Gérer les émotions

Gérer une crise, ce n’est pas juste une question de logistique. C’est une question humaine.

Les émotions peuvent renforcer ou détruire une équipe sous pression. Certains restent figés. D’autres paniquent. Certains réfléchissent trop. D’autres abandonnent mentalement.

De loin, je voyais mon équipe travailler sans relâche – remettre la scène en place, tenter de relancer les ordinateurs, coordonner les fournisseurs. Mais leurs visages étaient tendus, leurs corps crispés.

Je devais détendre l’atmosphère. « The cat is on the table… the cat is on the table. »

Si vous avez appris l’anglais comme langue étrangère, vous connaissez peut-être cette phrase basique issue des premiers cours. Et si vous êtes natif, vous avez probablement souri en la lisant.

Elle a opéré comme par magie. Les têtes se sont levées. Des sourires se sont esquissés. Des rires ont fusé dans les talkies-walkies. La pression qui nous écrasait s’est envolée, remplacée par une énergie de « on va y arriver ».

Une blague n’allait pas sécher les ordinateurs ou drainer la boue, mais elle a changé notre état d’esprit. Au lieu d’être submergés, nous étions déterminés.

Clarifier les rôles et se concentrer

A présent reboostés, nous devions nous organiser efficacement. Chaque personne devait savoir exactement ce qu’elle devait faire. En cas de crise, un manque de clarté crée de la confusion, des retards et du travail en double.

Nous avons réparti les rôles :

• Un groupe s’occupait de la scène.

• Un autre remettait en état la zone du tournoi gaming.

• Un dernier nettoyait l’entrée pour que le camion VIP puisse passer.

Désormais, le chaos a cédé la place à une dynamique.

Le moment de vérité

Malgré tout, nous avions réussi. L’événement a commencé comme si de rien n’était. Le spectacle était parfait. Et Shah Rukh Khan a fait son entrée triomphale, comme prévu.

Après le départ du dernier invité, nous sommes restés dans la salle désormais asséchée, épuisés mais remplis de fierté. Nous avions l’impression d’avoir accouché d’un miracle. Ou du moins, j’avais l’impression d’avoir perdu cinq kilos de stress (si seulement c’était vrai :).

En guise de récompense finale, nous avons eu la chance de nous détendre et de faire la fête avec la star de Bollywood et nos incroyables collègues indiens. Une fin parfaite pour une journée qui s’annonçait désastreuse.

Leçons retenues

Voici ce que j’ai retenu de cette expérience :

• Les crises, ça arrive à tout le monde
  C’est inévitable mais ce qui compte, c’est la façon dont vous réagissez.
  
  

• Réfléchissez avant d’agir
  En cas de crise, l’instinct veut que l’on intervienne immédiatement, mais une décision précipitée peut aggraver la situation. Prenez le temps d’évaluer la situation, de fixer des priorités puis de déléguer efficacement et exécuter avec méthode.
  
  

• Gardez tout le monde aligné. 
  Une équipe bien informée est une équipe performante. Même dans le chaos, s’assurer que chacun comprend le plan, son rôle et la façon dont son travail s’inscrit dans le contexte général.
  
  

• Faites confiance à votre équipe. 
  Donnez des attentes claires et laissez-les faire ce qu’elles font le mieux.

En mémoire d’un ami

Cet article est dédié à un collègue et ami formidable qui a joué un rôle clé dans cet événement. Il nous a quittés récemment. Son travail, son humour et son engagement resteront inoubliables. Repose en paix mon ami. Tu nous manques.